แนวคิดการจัดการ การทำงานในองค์การ ยุค DISRUPTION

             

 แนวคิดการจัดการ การทำงานในองค์การ

ยุค DISRUPTION

    โลกของการทำงานทุกวันนี้องค์กรต้องเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตลอดเวลาทั้งในด้านการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี สงครามการค้าระหว่างประเทศรวมถึงความต้องการของผู้บริโภคที่แปรผันไปตามกระแสสังคมและเป็นแบบส่วนบุคคลมากยิ่งขึ้นสิ่งเหล่านี้จึงเป็นเหตุให้องค์กรที่ปรับตัวช้าไม่ทันต่อกระแสยุคดิจิตอลกลายเป็นองค์กรที่ล้าหลังและอาจต้องปิดกิจการลงในที่สุด 

ดังนั้นการที่องค์กรจะอยู่รอดได้ จำเป็นต้องเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆไม่เฉพาะแค่เรื่องการเพิ่มขีดความสามารถเท่านั้น แต่ต้องเพิ่ม ‘ความเร็ว’ ที่องค์กรจะต้องบริหารเรื่องนี้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

ทางผู้เขียนได้เลือกการทำงานแบบ Agile แล้วการทำงาน แบบ Agile คืออะไรกันล่ะ ?

Agile คืออะไร ?

Agile จะออกเสียงว่า ‘อไจล์’ หรือ ‘อา-ไจล์’ หรือ ‘แอ-ไจล์’ มันคือ ‘แนวคิดในการทำงาน’ (ไม่ใช่รูปแบบวิธีการหรือขั้นตอนในการทำงาน) และไม่จำกัดว่าแค่ต้องนำไปใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่อไจล์ให้ความสำคัญในเรื่อง ‘คน’ ‘การสื่อสาร’ และ ‘แนวทางที่จะนำไปใช้พัฒนาสินค้าและบริการ’ ขององค์กรให้ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สินค้าและบริการเหล่านั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานรวมถึงผู้บริโภคอยู่เสมอ

โดยทั่วไปองค์กรส่วนใหญ่มักจะทำงานด้วยระบบจัดการที่มีชื่อเรียกว่า Project Management โดยมี Project Manager หรือ PM เป็นผู้จัดการโครงการและมีทีมมานั่งวางแผนร่วมกันก่อนที่จะเริ่มโครงการ ดูทั้งเรื่องงบประมาณโครงการ ระยะเวลา กำลังคน และองค์ประกอบอื่นๆ ตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ ซึ่งมักจะใช้รูปแบบการทำงานแบบ ‘Waterfall Process’ คือแบบมีขั้นมีตอน ซึ่งเป็นการทำงานที่ต้องให้ผ่านไปทีละขั้น แต่แนวคิดอไจล์นั้นมีรูปแบบการทำงานที่ต่างออกไป อาจกล่าวได้ว่า

 "อไจล์เป็นกระบวนการที่ช่วยลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านการทำเอกสารลง’ แต่จะไปมุ่งเน้นในเรื่องการสื่อสารของทีมมากขึ้น เพื่อให้เกิดการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ ได้รวดเร็วขึ้น แล้วจึงนำสิ่งที่ได้ไปให้ผู้ใช้กลุ่มตัวอย่าง (Target group) ทดสอบใช้งานจริง จากนั้นจึงรวมรวมผลทดสอบมาประเมินดูอีกครั้ง เพื่อใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงสินค้าและบริการนั้นๆ ให้ดีขึ้นทีละนิด ด้วยแนวทางนี้จะทำให้องค์กรสามารถพัฒนาสินค้าและบริการได้อย่างรวดเร็วและตอบโจทย์ผู้ใช้งานได้มากขึ้นอย่างสม่ำเสมอนั่นเอง"

               

หลักการทำงานแบบอไจล์ประกอบด้วย

-มีการทำงานแบบ Cross-functional team คือการนำคนที่มาจากหลายสายงานที่มักมีความต่างกันมาทำงานร่วมกันอยู่ในทีมเดียวกัน สิ่งนี้จะส่งผลให้ทีมสามารถทำความเข้าใจกับรายละเอียดของงานได้ง่ายขึ้นแล้วยังส่งผลถึงเรื่องการประสานงานกับส่วนงานต่างๆ ที่มีความคล่องตัวมากขึ้น

-ทีมมีอำนาจในการในการตัดสินใจและกำหนดทิศทางของโครงการมากขึ้น ส่วนใหญ่คนที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานใน Agile squad จะได้รับอำนาจในการตัดสินใจที่มากพอเพื่อไม่ให้โครงการต้องผ่านกระบวนการการขออนุมัติขององค์กรที่มักจะใช้เวลานานหมายความว่า Product Owner จะต้องมีอำนาจตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วที่สุด

-ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ(Dedicated resources) มีการแต่งตั้งคนที่รับผิดชอบงานในแต่ละส่วน เพื่อโฟกัสใน Scope  of work ของโครงการที่ได้รับมอบหมายมา

-แบ่งเฟสงานให้เป็นโครงการเล็กๆ กำหนดเป้าหมายที่ใช้ระยะเวลาสั้นๆ และต้องส่งมอบผลงานเป็นโครงการเล็กๆ เมื่อประเมินผลแล้วว่าอยู่ในทิศทางที่ดีจึงค่อยต่อยอดทำเพิ่มไปเรื่อยๆ ซึ่งหากพบข้อผิดพลาดหรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงใดจึงจะปรับเปลี่ยนการทำงานให้เหมาะสมในแต่ละรอบไป มักเรียกวิธีการนี้ว่า Sprint

-ทุกคนสามารถรับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน ทุกคนจะต้องสื่อสารและรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นของโครงการ รวมทั้งรายงานความคืบหน้าของโครงการให้ทั้งทีมได้รู้ เพื่อทำให้เกิดความชัดเจนและการวัดผลได้

-เกิดการเรียนรู้อยู่เสมอเรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดีได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากการทำงานเป็นรอบเล็กๆ ทำให้เกิดการเรียนรู้ข้อผิดพลาดที่พบจากครั้งก่อนๆ และ สามารถหาข้อบกพร่องตลอดจนข้อดีในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว

องค์การที่นำแนวคิดดังกล่าวไปประยุกต์ใช้ จากที่ผู้เขียนได้ศึกษาคือ Spotify 

                         

การวางแนวทางการทำงานในแบบคล่องตัวสูง เหมาะสมกับองค์กรดิจิทัลยุคนี้อย่างไร บริษัทที่เป็นต้นแบบและถูกกล่าวถึงมากที่สุดคงหนีไม่พ้นชื่อของ Spotify ธุรกิจให้บริการเพลงสตรีมมิ่งสัญชาติสวีเดน ที่ได้วางโครงสร้างทีมงาน ในรูปแบบของ Agile Organization โดยมุ่งเน้นที่การจัดโครงสร้างทีมและการประสานงานระหว่างทีมเป็นหลัก

การที่ Spotify ได้นำแนวคิดการวางโครงสร้างและบริหารองค์กรแบบนี้ Spotify จึงมีการเติบโตอย่างรวดเร็วในปี 2014 มีรายได้สูงกว่า 1.22 พันล้านเหรียญสหรัฐ เพิ่มขึ้น 45 เปอร์เซ็นต์จากปีก่อนหน้า ซึ่งจากบทวิเคราะห์ธุรกิจ บ่งชี้ว่าความสำเร็จของบริการสตรีมมิ่งส่วนใหญ่ มาจากวัฒนธรรมองค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ตามความคิดที่คล่องตัวอย่างที่ Spotify ใช้นี่เอง

ข้อดีของแนวคิด Agile คือ

1.เน้นความพอใจให้ลูกค้า มีการส่งมอบ software อย่างต่อเนื่อง

2.ยอมรับความต้องการที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ

3.มีการติตตามความคืบหน้าของงานตามหลักการของกระบวนการ

4.ลูกค้าและผู้พัฒนาต้องทำงานร่วมกัน ต้องเจอกันทุกวันจนโปรเจคเสร็จ มีการพูดคุยกันในลักษณะแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ซึ่งเป็นแบบการสื่อสารที่ดีที่สุด

5.ไม่ซับซ้อน เรียบง่าย ทำงานเป็นทีมและทีมที่พัฒนามีความอิสระ

6.มีการปรับให้เข้ากับสถานะการณ์สม่ำเสมอ

 

ข้อจำกัดของแนวคิด Agile คือ

1.ทีมพัฒนาอาจใช้วิธีนี้ไม่ได้ ถ้าลูกค้าไม่มีความไว้เนื้อเชื่อใจในตัวทีมพัฒนา

2.สมาชิกในทีมพัฒนาจะต้องมีทักษะด้านการปฏิสัมพันธ์ที่ดีเพราะต้องติดต่อพบปะกับลูกค้าเสมอ

3.เนื่องจากเป็นวิธีแบบทำซ้ำที่ต้องมีการพูดคุยเรื่องความต้องการหลาย ๆ รอบทำให้มีโอกาสสูงที่ขอบเขตของโครงงานจะกว้างเกินไปไม่มีที่สิ้นสุด

4.ส่งผลเสียต่อทีมพัฒนาในเรื่องของตารางเวลานัดหมาย และส่งผลเสียต่อผู้ใช้ในเรื่องของค่าใช้จ่าย

5.ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการเห็นตัวงานเป็นชิ้นเป็นอันในเวลาที่ค่อนข้างสม่ำ เสมอและอยู่ในขอบเขตงบประมาณที่กำหนดไว้ตายตัว ซึ่งตรงกันข้ามกับแนวคิดของวิธีพัฒนาแบบ Agile

     6.ต้องเข้าใจถึงวัฒนธรรมองค์กรมากกว่าวิธีแบบอื่น ๆ รวมถึงต้องตัดสินใจว่าควรใช้วิธีใดให้เข้ากับสภาพแวดล้อมขององค์กรดังกล่าว

                  

“ทีมต้องทำงานโดยมุ่งเน้นประสิทธิภาพและผลลัพธ์  กล้าคิดกล้าตัดสินใจ เรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นในทีม ซึ่งมาจากหลายสายงานและพร้อมรับฟังความคิดของผู้อื่น ดังนั้นการนำแนวคิดแบบอไจล์ไปใช้ จึงไม่ใช่แค่การนำเอากระบวนการต่างๆ ไปบังคับใช้กับทุกคนในองค์กร แต่จะต้องเริ่มที่การเปลี่ยนวัฒนธรรมในการทำงาน ซึ่งต้องทำและแสดงให้เห็นตั้งแต่ระดับผู้บริหารลงมาสู่ทีม เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เห็นเป็นตัวอย่างที่ดีและเกิดการปฏิบัติตาม จากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้เองจะเป็นแรงผลักดันให้แก่องค์กรให้สามารถขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็วและพร้อมสำหรับการก้าวสู่ยุคดิจิตอลอย่างยั่งยืน”

อ้างอิงจาก

https://www.tnt.co.th/news/162-agile-framework-working-principle-for-modern-company

https://www.salika.co/2019/04/18/spotify-office-5-0-agile-ideal/

https://techsauce.co/tech-and-biz/lessons-lessons-in-leading-digital-disruption-from-tech-s-most-innovative-companies

http://www.riverpark.co.th/blog/agilesdlc.html